Polityka prywatności

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Klauzula Informacyjna w zakresie przetwarzania danych osobowych przez ALCAR SP. Z O.O.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Alcar Sp. z o.o. Koncesjoner Renault i Dacia z siedzibą w Olsztynie (10-408) przy ul. Lubelskiej 39A, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000057961, (dalej także jako Spółka).

Z Administratorem można kontaktować się pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej na adres: 10-408 Olsztyn ul. Lubelska 39A lub pod adresem e-mail: kontakt@alcar-renault.pl.

W ramach zawartej umowy koncesyjnej, w związku z obowiązywaniem przepisów RODO, Renault Polska Sp. z o.o. oraz Autoryzowani Partnerzy Renault zostali współadministratorami danych osobowych klientów, którzy m.in. kupili samochód lub korzystają z serwisu zakupionych pojazdów. W związku z tym Renault Polska oraz Alcar Sp. z o.o. wymieniają i dzielą się danymi osobowymi klientów, m.in. w celu administrowania umową sprzedaży, realizacji reklamacji, realizacji zamówienia, świadczenia usług serwisowych po upływie ważności gwarancji fabrycznej lub usług świadczonych jako dodatkowy pakiet w trakcie obowiązywania gwarancji fabrycznej, kontaktu – udzielenia informacji na zgłoszenia klientów, badania satysfakcji z produktów i usług, zapewnienia bezpieczeństwa klientów poprzez organizację akcji przywoławczych, zarządzania i odpowiedzi na wnioski w sprawie realizacji uprawnień klientów wynikających z RODO, wypełniania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów o rachunkowości oraz obowiązków podatkowych, marketingu produktów i usług Renault Polska.

 

Alcar Sp. z o.o. informuje, że Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

  1. celem zawarcia oraz realizacji umowy: sprzedaży, zlecenia, najmu, użyczenia:
  • podstawę przetwarzania stanowi realizacja działań niezbędnych do przygotowania oraz wykonania umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • dane osobowe przetwarzane będą przez okres realizacji umowy oraz dalej do momentu przedawnienia roszczeń plus 1 rok powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń),
  • podanie danych osobowych jest konieczne dla celów wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • kategorie odbiorców danych: podmioty administrujące systemami informatycznymi na rzecz Alcar Sp. z o.o., firmy pocztowe i kurierskie (np. wysyłka faktur, części, umowy),
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
  • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN – wskazanie tych danych jest niezbędne do przygotowania narzędzi serwisowych oraz do przeprowadzenia operacji wydania pojazdu,
  • informacje dodatkowe: przykładowo adres poczty elektronicznej, numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer rachunku bankowego – wskazanie tych danych zapewni przyspieszenie komunikacji dla celów realizacji umowy, dokonania rozliczeń wzajemnych oraz przesłania informacji o zakończeniu zlecenia,

 

  1. celem procesowania zgłoszenia reklamacyjnego/gwarancyjnego:
  • w przypadku roszczeń z tytułu rękojmi podstawę przetwarzania stanowi obowiązek ustawowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO); w przypadku roszczeń gwarancyjnych podstawę przetwarzania stanowi wykonanie umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
  • dane osobowe przetwarzane będą przez okres kompletnego postępowania reklamacyjnego, w tym wygaśnięcia roszczeń – do chwili przedawnienia plus 1 rok powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń),
  • kategorie odbiorców danych: podmioty administrujące systemami informatycznymi na rzecz Alcar Sp. z o.o., firmy pocztowe i kurierskie (np. wysyłka pism); podmioty zobowiązane z tytułu usunięcia skutków wskazanych zgłoszeniem reklamacyjnym,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające strony postępowania: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
  • określające przedmiot roszczenia: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN,
  • informacje dodatkowe: przykładowo adres poczty elektronicznej, numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer rachunku bankowego – wskazanie tych danych pozwoli na przyspieszenie komunikacji dla celów realizacji umowy, dokonanie rozliczeń wzajemnych oraz przesłanie informacji o zakończeniu zlecenia,

 

  1. celem marketingu bezpośredniego oferowanych produktów:
  • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Alcar Sp. z o.o., związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz Państwa zgoda (podstawa art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  • zgody zostały zgromadzone w drodze formularzy osobowych dostępnych w siedzibie Alcar Sp. z o.o., na stronie internetowej administrowanej przez Alcar Sp. z o.o., przy okazji akcji marketingowych bezpośrednich bądź zbieranych przez podwykonawców Alcar Sp. z o.o.,
  • dane osobowe przetwarzane będą do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych,
  • podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej bez ich wskazania niemożliwa będzie realizacja usług marketingowych, w tym m.in. przesyłanie informacji o produktach, rabatach, konkursach,
  • kategorie odbiorców danych: zleceniobiorcy Alcar Sp. z o.o. w zakresie marketingu towarów i usług, np. agencje marketingowe, call center, organizatorzy eventu,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające potencjalnego kontrahenta: przykładowo imię, nazwisko,
  • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej,
  • informacje dodatkowe: przykładowo adres do korespondencji - dla celów realizacji wysyłki pocztowej reklamy, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,

 

  1. celem przekazywania informacji handlowej w zakresie oferowanych produktów:
  • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Alcar Sp. z o.o. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz Państwa zgody (podstawa art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  • zgody zostały zgromadzone w drodze formularzy osobowych dostępnych w siedzibie Alcar Sp. z o.o., na stronie internetowej administrowanej przez Alcar Sp. z o.o., przy okazji akcji marketingowych bezpośrednich bądź zbieranych przez podwykonawców Alcar Sp. z o.o.,
  • dane osobowe przetwarzane będą do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych,
  • podanie danych osobowych jest dobrowolne, niemniej bez ich wskazania niemożliwa będzie wysyłka informacji handlowych o produktach i usługach,
  • kategorie odbiorców danych: zleceniobiorcy Alcar Sp. z o.o. w zakresie marketingu towarów i usług, np. agencje marketingowe, call center, organizatorzy eventu,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające potencjalnego kontrahenta: przykładowo imię, nazwisko,
  • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej,
  • informacje dodatkowe: przykładowo adres do korespondencji - dla celów realizacji wysyłki pocztowej reklamy, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,

 

  1. celem realizacji wysyłki korespondencji tradycyjnej oraz poczty elektronicznej:
  • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Alcar Sp. z o.o. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO), bądź realizacja działań niezbędnych do przygotowania oraz wykonania umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO), np.: wysyłka faktury VAT, wysyłka polisy ubezpieczeniowej,
  • w zależności od przedmiotu korespondencji Alcar Sp. z o.o. udziela również informacji na wniosek zainteresowanej osoby (podstawa w przepisach: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • dane osobowe przetwarzane będą w procesie organizacji i zlecenia wysyłki korespondencji oraz dalej do chwili przedawnienia roszczeń plus 1 rok powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń),
  • kategorie odbiorców danych: firmy pocztowe i kurierskie realizujące wysyłkę,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające adresata: przykładowo imię, nazwisko,
  • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo, adres do korespondencji, informacja o skrytce pocztowej,

 

  1. celem ochrony i dochodzenia roszczeń na drodze polubownej, sądowej oraz egzekucyjnej:
  • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Alcar Sp. z o.o. związany z ochroną praw (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • dane osobowe przetwarzane będą maksymalnie do skutecznego zaspokojenia roszczeń,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające strony postępowania: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL,
  • określające przedmiot roszczenia: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN,
  • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
  • informacje dodatkowe: numer rachunku bankowego, dane otrzymane z powszechnych rejestrów dłużników,

 

  1. celem opracowania statystyk i analiz na wewnętrzne potrzeby Alcar  Sp. z o.o.:
  • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Alcar Sp. z o.o. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
  • dane osobowe przetwarzane będą przez okres dziesięciu lat od chwili zawarcia umowy bądź tożsamej operacji gospodarczej lub do chwili wygaśnięcia roszczeń plus 6 miesięcy powyżej określonego terminu (do chwili wygaśnięcia prawdopodobieństwa roszczeń) – decyduje termin późniejszy,
  • kategorie odbiorców danych: podmioty administrujące systemem informatycznym, podmioty administrujące narzędziami informatycznymi realizującymi zadania analityczne i statystyczne;
  • przetwarzamy dane zwykłe:
  • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
  • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, polisa ubezpieczeniowa, umowa kredytu bądź umowa leasingu, stan pojazdu,
  • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, adres poczty elektronicznej,
  • informacje dodatkowe: przykładowo adres do korespondencji, informacja o skrytce pocztowej, dane otrzymane z powszechnych rejestrów dłużników imię, nazwisko, NIP lub PESEL, adres do korespondencji, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,

 

  1. celem badania satysfakcji Klienta:
  • podstawę przetwarzania stanowi prawnie uzasadniony interes Alcar Sp. z o.o. związany z wykonywaniem działalności gospodarczej (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
  • przetwarzanie danych osobowych odbywa się do maksymalnie 6 miesięcy od momentu zrealizowania umowy, przykładowo sprzedaży, zlecenia, najmu, użyczenia,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko,
  • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, stan pojazdu,
  • określające możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, dane lokalizacyjne – miasto bądź województwo,

 

  1. celem przeprowadzenia konkursu:
  • podstawę przetwarzania stanowi zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  • dane osobowe przetwarzane są do momentu określonego regulaminem konkursu oraz wygaśnięcia roszczeń wzajemnych,
  • kategorie odbiorców danych: podmioty realizujące na zlecenie Alcar Sp. z o.o. zadania związane z konkursem, np. agencja marketingowa,
  • zakres przetwarzanych danych osobowych określa formularz rejestracji zgodny z regulaminem konkursu,

 

  1. monitoring
  • podstawą przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes administratora danych osobowych, tj. zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom, kontrahentom i gościom Spółki oraz ich mienia i mienia Spółki (art. 6 ust.1 lit. f RODO),
  • dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 miesięcy, a w przypadku konieczności wykorzystania zapisu monitoringu – przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania określonego w ust. 1 powyżej,
  • kategorie odbiorców danych: właściwe organy państwowe i samorządowe, w szczególności organy ścigania, podmioty świadczące usługi ochrony mienia i monitoringu wizyjnego,
  • utrwalenie wizerunku wynika z faktu przebywania osoby, której wizerunek jest utrwalany na terenie lub w obrębie Spółki.

 

  1. celem wykonania regulacji prawnych związanych z udokumentowaniem obrotu gospodarczego, w tym przeprowadzenia obowiązku badania bilansu przed podmiot uprawniony:
  • podstawę przetwarzania stanowi obowiązek ustawowy w zakresie uregulowania dowodów księgowych, w tym Ustawy o Rachunkowości (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • dane osobowe przetwarzane będą przez okres regulowany normami prawnymi w zakresie dokumentacji obrotu gospodarczego, w tym przepisy podatkowe, przepisy rachunkowe bądź międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej,
  • przetwarzamy dane osobowe zgodne z normami prawnymi, w tym uzasadnionym zawiadomieniu o kontroli ze strony organu administracji skarbowej bądź podmiot uprawniony do przeprowadzenia badania bilansu,
  • kategorie odbiorców danych: organy administracji publicznej na uzasadnione żądanie, podmioty administrujące systemem informatycznym, w tym dla celów księgowych,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
  • określające przedmiot umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, stan pojazdu,

 

  1. celem przekazywania informacji, w tym danych osobowych na uzasadnione żądanie organów państwowych, np.: policja, sądy, organy w toku postępowań administracyjnych, związanych z zapewnieniem prawidłowej ochrony przetwarzania danych osobowych
  • podstawę przetwarzania stanowi obowiązek ustawowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  • dane osobowe przetwarzane będą do momentu zakończenia określonego typu postępowania sądowego bądź, w przypadku roszczeń wobec Alcar Sp. z o.o., maksymalnie do 6 miesięcy powyżej prawnie określonego momentu wygaśnięcia roszczeń wzajemnych,
  • przetwarzamy dane osobowe zwykłe:
  • określające strony umowy: przykładowo imię, nazwisko, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer identyfikacji ludności PESEL, adres zamieszkania, adres korespondencyjny,
  • dane przedmiotu umowy: przykładowo model pojazdu, marka pojazdu, przebieg, numer rejestracyjny, numer identyfikacyjny pojazdu VIN, stan pojazdu,
  • określenie możliwości kontaktu: przykładowo numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego,
  • przekazanie danych osobowych zwykłych do organu administracji państwowej jest niezależne wobec woli przetwarzania danych przez administratora Alcar Sp. z o.o.,

 

Państwa dane osobowe udostępniamy podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie umowy powierzenia danych (dalej: procesorom), wykonującym prace zlecone ze strony Alcar Sp. z o.o.:

  • dane osobowe przekazane procesorom będą wykorzystywane w ściśle określonym celu,
  • procesor nie ma prawa przekazywania powierzonych danych osobowych podmiotom trzecim bez zgody Alcar Sp. z o.o.,
  • do kategorii podmiotów przetwarzających dane osobowe zaliczamy:
  • podmioty wykonujące czynności marketingowe, np.: agencje marketingowe, organizatorzy eventu, call center,
  • importer samochodowy,
  • podmioty administrujące systemami teleinformatycznymi,
  • podmioty świadczące usługi doradcze, w tym prawne, finansowe, zarządzania zasobami ludzkimi,
  • podmioty świadczące usługi kurierskie oraz pocztowe,
  • instytucje finansowe, w tym bank, leasingodawcy, towarzystwa ubezpieczeniowe,
  • organy administracji publicznej na uzasadnione żądanie.

W ramach ochrony danych osobowych, przysługują Państwu następujące uprawnienia:

  • wniosek o dostęp do danych osobowych (zakres danych przetwarzanych wraz z kopią),
  • wniosek o sprostowanie lub usunięcie danych osobowych,
  • wniosek o ograniczenie przetwarzania danych osobowych,
  • wniosek o przeniesienie danych osobowych do innego administratora danych osobowych, z zastrzeżeniem, że przeniesienie danych jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy ich przetwarzanie jest w pełni zautomatyzowane,
  • wycofanie istniejącej zgody na przetwarzanie lub ograniczenie zgody, przy czym czynności dokonane na podstawie Państwa zgody przed wpływem wniosku o jej cofnięcie lub ograniczenie, pozostają w mocy jako zgodne z prawem, z zastrzeżeniem, że podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda,
  • sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,
  • skarga do organu nadzorczego.

Realizacja Państwa wniosku wymaga podania danych osobowych umożliwiających identyfikację Państwa tożsamości oraz przedmiot żądania.

Renault O nas Polityka prywatności Polityka prywatności